Você sabe o que é uma Travel Management Company?

Tanto para os empreendimentos que possuem uma alta demanda de viagens corporativas, quanto para os negócios que não fazem essa atividade com tanta frequência, é fato que elas exigem bastante planejamento e organização. Sem uma prévia gestão eficiente, a corporação pode correr o risco de perder produtividade, bem como ter gastos desnecessários e contratempos com questões logísticas.

Uma excelente alternativa para evitar esses problemas e garantir que o deslocamento corporativo seja realizado da melhor forma possível é por meio do contrato de uma Travel Management Company, também conhecido pela sua abreviação TMC. Mesmo tendo o potencial de gerar grandes resultados e benefícios para a empresa, muitos gestores não conhecem ou não valorizam esse tipo de recurso.

Caso você seja uma dessas pessoas que ainda não possuem conhecimento sobre o tema, preparamos este artigo contendo as principais informações sobre o que é o TMC. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!

O que é uma Travel Management Company?

A expressão Travel Management Company, traduzida para o português, significa Empresa de Gerenciamento de Viagem. Dessa forma, como o próprio nome sugere, é uma companhia que oferece serviços especializados em gestão e todo planejamento e organização de viagens para que a empresa que solicitou o serviço possa realizar as atividades de deslocamento corporativo de modo mais eficiente e produtivo. Por conta disso, a sua empresa pode dedicar esforços em outras tarefas e demandas do negócio enquanto a TMC cuida de toda a parte administrativa e burocrática das viagens.

Podemos dizer que elas vão muito além dos simples serviços de compra de passagens e definição de pontos de parada, pois ajudam o cliente a visualizar todo o planejamento de viagem e a forma como serão solucionadas todas as questões envolvidas. Por isso, é possível compreender que as TMC's visam proporcionar uma experiência positiva para os seus clientes, garantindo vantagens, como sucesso no negócio e custo reduzido.

Dentro desse mercado de soluções para deslocamentos corporativos, há empresas que utilizam de ferramentas tecnológicas que tornam esse trabalho ainda mais efetivo quanto ao ordenamento de todas diretrizes e à execução das viagens corporativas. Para que tudo isso seja alcançado, o gestor da TMC deve compreender o trabalho do negócio do cliente, além das suas principais necessidades e seus procedimentos gerenciais. Com esse conhecimento, a agência consegue definir todos os caminhos para que o resultado da viagem tenha sucesso e, com isso, possa atender os anseios e expectativas do cliente.

As organizações TMC's normalmente estabelecem uma taxa de assinatura, ou ainda uma taxa fixa específica, para os serviços utilizados por sua empresa. Essa forma de auxílio é bastante solicitada, pois os empresários querem alcançar maior experiência no setor, economia de tempo e gestão abrangente dos requisitos de viagem. Isso é algo válido não somente para as grandes instituições que possuem alta demanda de viagens, mas também para os negócios menores que trabalham com a expansão de suas atividades.

Qual a diferença entre uma Travel Management Company e uma agência comum?

A primeira distinção entre os dois recursos que podemos citar é que as TMC's fornecem um serviço mais estratégico nas viagens corporativas. Por isso, seus serviços apresentam algumas diferenças quando comparados aos das agências comuns. A título de exemplo, um dos trabalhos fornecidos pelas TMC's é viabilizar reservas até mesmo offline para o cliente. Tudo é possível graças à formação de uma equipe especializada, bem como à utilização de plataformas e softwares específicos para o trabalho.

Outro ponto que deve ser destacado é que essas organizações também disponibilizam um atendimento em um período de 24 horas, tornando o processo de viagem mais eficiente e seguro. Os dados dos clientes são armazenados nos sistemas de softwares, que posteriormente são capazes de ajudar a equipe de suporte da TMC a gerar relatórios precisos que podem ser usados para dar base para a empresa na tomada de decisão.

Ademais, o gerenciamento dessas informações facilita a definição da política de viagem, que se reflete em um melhor monitoramento de gastos e despesas, possibilitado que seu negócio tenha um investimento mínimo e muito mais produtividade nas viagens. Todos esses benefícios fazem com que a Travel Management Company tenha uma maior importância ao se comparar com outras agências comuns de viagens.

Como contratar esse serviço?

Como já mencionado, a TMC tem um papel relevante quanto ao auxílio em atividades de deslocamento corporativo. Mas é preciso ficar atento a alguns detalhes específicos na hora de escolher qual empresa contratar. A primeira dica que podemos pontuar é a necessidade de encontrar uma TMC que esteja alinhada com o perfil do seu negócio, pois tendo esse detalhe bem definido fica mais fácil contar com um serviço que seja exatamente o que a sua empresa precisa.

Além disso, é importante avaliar se a TMC disponibiliza em seu contrato uma oferta completa sobre o que o seu negócio precisa, bem como analisar se, com o auxílio e suporte da agência, sua corporação será capaz de obter uma maior redução de gastos com todos os processos referentes às viagens corporativas. Ao avaliar esses pontos, você aumentará as chances de encontrar a TMC ideal para atender às suas necessidades e gerar bons resultados ao seu negócio.

Quais os benefícios dos modelos de TMC's?

A essa altura você já deve estar ciente da grande importância das TMC's para o seu negócio. Dentro desse mercado, podemos destacar vários benefícios gerados ao se contratar modelos de assistência. Entre as principais vantagens podemos citar:

• o melhoramento da sua política e processos de viagens;

• um maior controle e visualização de gastos e investimentos;

• maior segurança das operações comerciais;

• controle e apresentação das fugas de políticas;

• facilitamento na forma e prazo de pagamento;

• otimização do tempo e redução de custo com utilização de ferramenta de self-booking;

• otimização de processos burocráticos.

Portanto, essas foram as principais informações sobre o que é uma Travel Management Company e qual a sua importância para o sucesso de suas viagens corporativas. Percebe-se que, ao contar com o suporte da TMC, a empresa consegue usufruir de grandes benefícios e melhorar por completo o seu planejamento e organização de deslocamentos corporativos.

Fonte: Use Argo